“Nucleus Team” Bagian dari Team Work sebagai Dasar Kesuksesan Dalam Pencapaian Tujuan Organisasi

Pengantar

Pernahkan anda merasakan dalam berbagai kegiatan yang ada dilingkungan kantor anda, walaupun telah dibentuk suatu kepanitian atau Satuan Tugas (Satgas) hanya terlihat beberapa gelintir orang yang begitu sibuk mengatur acara menjadi sukses selain ketuanya. Semua itu terjadi karena adanya Hukum Pareto, apakah itu Hukum Pareto dengan pola 80 : 20?. Hukum Pareto dapat dijelaskan secara sederhana bahwa suatu permasalahan justru terletak pada 20% sebagai inti permasalahan. Jika permasalahan yang 20% dapat terselesaikan, maka masalah yang lainnya akan dapat diselesaikan dengan sendirinya.

Demikian halnya dengan kesuksesan suatu organisasi, walaupun teori manajemen menyebutkan bahwa kesukesan suatu organsiasi terletak pada kemampuan manajerial pimpinan dengan menempatkan atau mengelola SDM sesuai dengan kompetensinya (The Right Man on The Right Place). Namun pada dasarnya, kesuksesan suatu organisasi terletak kemampuan manajemen di tiap level yang didukung oleh 20% orang/pegawai sebagai tim inti (nuclues team).

Beragam nama atau istilah dilekatkan pada orang-orang tersebut sebagai tim inti. Dalam pemilihan ketua organisasi, entah pemilihan Presiden, Bupati atau Walikota, Ketua Asosiasi, dll., pasti akan melibatkan tim yang dikenal dengan tim sukses atau Tim Tank. Dalam suatu forum kegiatan, seminar, konvensi atau konferensi, dalam pemberian masukkan atau pemecahan masalah yang terjadi pasti akan dibentuk tim yang disebut tim perumus atau tim ad-hoc.  Termasuk pada saat kita melakukan berbagai event atau kegiatan di kantor, walau telah dibentuk kepanitiaan, kesuksesan acara dipengaruhi oleh tim inti tersebut.

Mereka terlihat lebih sibuk dibandingkan panitia lainnya, mereka bekerja begitu keras tanpa kenal lelah, mereka dengan tanggap selalu mengatasi permasalahan yang terjadi dengan pola kerja antar lintas seksi kepanitiaan. Bahkan mereka selalu terlihat di berbagai acara kegiatan di lingkungan kantor kita. Siapakah mereka?, dan bagaimana caranya membentuk orang agar memiliki potensi dan kompetensi seperti mereka?.

A.    Pengertian atau Definisi dari Tim Inti

Secara organisatoris pimpinan atau top manajemen telah menetapkan struktur organisasi sesuai dengan tupoksi maupun karakteristiknya dengan membentuk divisi/bagian maupun sub divisi/sub bagian. Selain itu, terkadang di dalam divisi/bagian tersebut ditempatkan pegawai kompeten yang memegang peranan penting dan dikenal dengan Key Person. Bahkan pimpinan organisasi masih pula membentuk Task force atau Satuan Tugas (Satgas) terdiri dari orang-orang pilihan, apabila ada permasalahan yang signifikan atau adanya tugas tertentu demi kelancaran roda organisasi.

Gambar 1. Tim Inti dan Satgas

Namun demikian, sangat kita rasakan akan keberadaan sebuah tim atau orang-orang yang bekerja seolah-olah diluar struktur dalam suatu organisasi atau kegiatan. Peran dan pengaruh mereka sangat berdampak atas kesuksesan dalam menjalankan roda organisasi/kegiatan. Mereka bekerja dengan penuh loyalitas dan berorientasi bagaimana tujuan organisasi tercapai secara efektif dengan menyelesaikan permasalahan yang menjadi hambatan, mereka bekerja dengan pola kerja tidak terstruktur berlandaskan permasalahan atau tugas khusus.

Mungkin keterbatasan saya (atau kemalasan membaca literatur?), hingga saat ini belum menemukan suatu konsep atau teori yang mengulas atau membahas adanya tim inti tersebut. Oleh karena itu, ijinkan saya mendefinisikan secara naif bahwa Tim Inti adalah “Sekumpulan orang dari berbagai divisi/bagian atau latar belakang pendidikan/keahlian yang memiliki pandangan/visi atau tujuan yang sama dengan membentuk suatu kelompok atau team work untuk saling berkontribusi, berkolaborasi sesuai dengan kompetensi agar dapat bersinergi untuk menyelesaikan permasalahan agar dapat mencapai tujuan secara efektif ”.

B.    Perbedaan antara Orang Inti dengan Key Person

Ada sedikit perbedaan antara Tim Inti dengan Orang Kunci (Key Person), key person bisa pula merupakan bagian dari tim inti, namun perbedaan utama terletak pada orientasi terhadap organisasi. Key person atau orang kunci adalah pegawai yang berada dalam suatu divisi/bagian yang memiliki peranan kunci/penting dalam divisi/bagian tersebut, orientasi key person adalah menyukseskan tugas yang ditetapkan dalam divisi/bagian tersebut.

Sedangkan orang-orang di dalam tim inti tidak mesti berasal dari key person, namun ia memahami tugas dimana ia berada. Perbedaan utama terletak pada lingkup orientasi yang dimilikinya, orang-orang di dalam inti lebih berorientasi pada tujuan organisasi keseluruhan. Karena mereka memiliki hubungan kerja (net work) antara divisi/bagian, maka mereka dapat bekerja atau bekerja sama dengan divisi/bagian tersebut, dalam pelaksanaan tugas mereka selalu mengaitkan dengan tujuan utama organisasi.

C.    Karakteristik Tim Inti dalam Organisasi

Orang Inti (Nucleus Person) merupakan bagian dari Tim Inti memliki ciri-ciri tertentu yakni :

a.    Memiliki kemampuan diatas rata-rata

Umumnya orang inti memiliki kemampuan lebih dibandingkan dengan pegawai lainnya, karena mereka memiliki orientasi lebih luas dalam bekerja dan selalu memiliki keingintahuan yang besar terhadap suatu permasalahan yang terjadi dalam organisasi.

b.    Memiliki semangat dan motivasi tinggi dalam bekerja

Semangat dan motivasi tinggi dalam bekerja karena orang inti memiliki respek yang besar terhadap tujuan organisasi. Bahkan mereka sering menjadi motivator bagi rekan-rekan lainnya agar memiliki performace atau kinerja yang baik dalam bekerja.

c.    Memiliki jaringan kerja (net working) dengan divisi/bagian lain

Umumnya orang inti memliki hubungan baik dan jaringan kerja dengan divisi/bagian lain, karena mereka memiliki sifat yang suka membantu divisi/bagian lain jika memiliki permasalahan sehingga keberterimaan mereka terhadap divisi/bagian cukup baik.

d.    Berorientasi outward-looking dibandingkan inward-looking

Dalam melaksanakan tugas orang inti lebih berorientasi ke luar dibandingkan ke dalam, maksudnya adalah mereka selalu berprinsip bahwa setiap pekerjaan dalam divisi/bagian selalu berkaitan dengan lainnya.

e.    Loyalitas lebih diutamakan terhadap organisasi daripada atasannya

Hal ini terjadi karena mereka memliki pandangan lebih jauh (outward-looking) terhadap tujuan organisasi. Dampak yang diperoleh dari orientasinya, jika terjadi permasalahan yang berkaitan antar lintas tidak hanya dibicarakan kepada Atasannya terkait dengan pemberian masukkan untuk memberikan solusi.

f.      Memiliki ide dan kreatifitas yang tinggi

Orang inti umumnya memiliki ide-ide cemerlang dan kreatifitas dalam memberikan solusi dalam pemecahan masalah yang terjadi karena pola pandangan yang berorientasi keluar (outward) sehingga mereka selalu berpikir ‘out of the box thinking’.

g.    Kinerja atau Performance diukur dari keberhasilan organisasi

Tim inti tidak pernah memikirkan reward yang diperoleh atas kinerja yang dimilikinya, ukuran kinerja atau kepuasan yang diperoleh berdasarkan keberhasilan ketercapaian tujuan organisasi. Inilah yang membedakan mereka dengan pegawai lainnya, umumnya seorang pegawai akan merasa puas akan kinerjanya jika telah terpenuhi sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam suatu divisi/bagian.  

D.    Pola atau Prinsip Kerja Tim Inti

Walaupun orang-orang dalam tim inti tidak berhubungan langsung satu dengan lainnya, namun karena kesamaan pandang atau orientasi dan loyalitas yang tinggi terhadap organisasi menyebabkan mereka akan membentuk suatu tim dengan sendirinya (otomatis) jika permasalahan yang terjadi terletak pada antar lintas divisi/bagian.

Orang-orang dalam tim inti memiliki kepekaan yang tinggi jika terjadi permasalahan (high sensitivity of problem), masing-masing akan menganalisis dengan segera untuk mendeteksi locus atau lokasi permasalahan tersebut. Kemudian mereka akan bergerak bersama membentuk suatu tim untuk mencari suatu solusi permasalahan yang terjadi.

Hal yang cukup menarik terkait dengan pola kerja tim inti selalu bersifat ad-hoc (tidak permanen) sehingga tidak dapat dibuat suatu pedoman baku secara resmi, secara garis besar pola atau prinsip kerja tim inti adalah sebagai berikut :

a)    Tim Inti dibentuk berdasarkan permasalahan atau tugas khusus

Umumnya tim inti muncul atau terbentuk jika ada suatu permasalahan atau tugas khusus yang tidak dapat ditangani secara organisasi. Seringkali didalam organisasi jika ada suatu permasalahan, setiap divisi/bagian saling menyalahkan satu dengan lainnya dengan alasan bahwa permasalahan bukan berasal dari divisi/bagian tersebut. Mungkin saja permasalahan tersebut dapat diselesaikan jika dilakukan secara lintas antar divisi/bagian, namun mereka merasa bukan tanggungjawabnya untuk menuntaskan permasalahan tersebut. Demikian halnya dengan tugas khusus karena harus dilaksanakan secara lintas  divisi/bagian.

b)    Pola Kerja Tim Inti tidak Terstruktur

Orang-orang inti memiliki kesadaran sendiri untuk membentuk suatu tim karena permasalahan atau tugas dilakukan antar lintas divisi/bagian. Disinilah keunikannya, masing-masing akan mengusulkan diri menangani suatu tugas sesuai dengan kewenangan atau kemampuannya. Dalam hal ini bukan karena keinginannya untuk lebih “berjasa” terhadap organisasi, mereka akan menerima tugas dalam posisi apapun karena dalam benak pikiran mereka hanya berfokus terhadap organisasi. Terkadang seseorang dapat menjadi pimpinan tim, akan tetapi dilain waktu ia menjadi anggota tim.

Demikian halnya dengan pola kerjanya, apabila seseorang telah melaksanakan tugas pada lokasi atau wilayah tertentu, maka ia akan mencari wilayah/lokasi lainnya yang perlu penanganan masalah. Mereka bekerja dengan sigap dan cermat, apabila seseorang telah melaksanakan tugasnya, ia akan segera membantu yang lainnya yang menginginkan bantuannya.

c)    Jangka Waktu Kerja Tim Inti bersifat sementara

Dapat ditekankan sekali lagi bahwa tim inti dibentuk berdasarkan permasalahan atau tugas yang harus diselesaikan, maka jangka waktu tugas bergantung dari besarnya permasalahan yang harus diselesaikan. Apabila tugas atau permasalahan telah selesai, maka mereka akan membubarkan diri untuk kembali ke posisinya masing-masing. Termasuk dalam pemantauan tahap penyelesaian permasalahan, jika tidak memerlukan lagi dilakukan oleh tim, maka penyelesaian akhir akan diserahkan oleh masing-masing divisi/bagian terkait dengan pemantauannya.

d)    Low Profile adalah cerminan mereka dan selalu bekerja dibelakang layar

Kesamaan pandangan untuk segera menyelesaikan permasalahan dan loyalitas terhadap organisasi sebagai dasar mereka membentuk suatu tim, bukan karena keinginan untuk ‘mencari muka’ atau memperoleh jabatan. Umumnya mereka bersikap ‘low profile’ dalam bertindak, bahkan mereka tidak memusingkan apabila ada orang lain (atau atasannya?) meng-klaim bahwa kesuksesan suatu kegiatan karena jasanya, menurut mereka jika suatu kegiatan/permasalahan atau organisasi berjalan sukses merupakan suatu kepuasan batin dihati mereka.

E.    Penutup

Demikian paparan saya yang naïf (plagiator tanpa referensi yang valid), mencoba menguak ‘penampakkan’ keberadaan tim inti yang ada di sekitar kita. Sebenarnya orang-orang inti berada di lingkungan kerja kita, merekalah bagian 20% dari Hukum Pareto, merekalah kunci keberhasilan organisasi. Sangat disayangkan jika Top manajemen tidak memanfaatkan dan mengoptimalkan mereka demi kesuksesan jalannya roda organisasi.

Namun ada hal patut jadi perhatian yang terkadang luput dari perhatian para Top Manajemen dan merupakan kelemahan tim inti. Pertama, ketika mereka berhasil menyelesaikan tugas yang diberikan, reward yang diperoleh dari para tim inti adalah menduduki jabatan tertentu yang justru membelenggu potensinya. Sesuai dengan sikapnya yang tanggap bila ada sesuatu permasalahan, justru mereka tidak bisa bergerak lagi secara leluasa, sehingga mereka tidak mampu mengatasi permasalahannya.

Kedua adalah adanya kesalahpahaman dari para Top Manajemen terhadap tim inti, karena tidak mengetahui cara kerja dan karakteristik tim inti, mereka dianggap justru menjadi ‘trouble maker’ (terlalu turut campur) dalam organisasi. Ketiga, sifatnya yang low profile sering dijadikan ‘batu loncatan’ bagi Top Manajemen dan sering mengabaikannya jasa-jasanya, akhirnya mereka akan mundur secara teratur (keluar dari organisasi).

Saya berharap tulisan ini sebagai pengantar atau pemicu ketertarikan bagi para pakar manajemen organisasi agar dapat menjelaskan secara ilmiah (tentunya dengan literatur dan teori yang valid) untuk mengupas lebih jauh tentang keberadaan tim inti. Ataukah memang hanya sebagai khayalan saya saja yang menulis tanpa dasar konsep ilmiah yang jelas.  

Referensi :

-       Berbagai sumber buku mengenai manajemen dan organisasi sebagai ide dasar penulisan.